ИНСТРУКЦИЯ ПО РАБОТЕ С СИСТЕМОЙ ЗАКАЗОВ

ДЛЯ ТОРГОВЫХ ТОЧЕК СЕТИ КАФЕ "МУ МУ"

Основные термины:

• ТТ (Торговая Точка): Ваше кафе "Му Му".
• СЗ (Система Заказов): Электронная система, через которую ТТ оформляет заказы поставщикам.
• Склад: Складское помещение ТТ.
• Бланк заказа: Стандартный документ в формате Excel, используемый для предварительного расчета заказа.
• Потребность: Расчетное количество товара, необходимое ТТ на определенный период (неделя или 4 дня).
• Количество к заказу: Финальное количество товара, которое будет заказано у поставщика, рассчитанное с учетом остатков на кладе и потребности.
• График поставок: Утвержденный график, по которому поставщики привозят товары на ТТ. Формируется менеджером по закупкам.
• Минимальная сумма поставки: Минимальная стоимость заказа, установленная поставщиком, ниже которой он не осуществит доставку.
• Зеленый цвет суммы (в СЗ): Индикатор в Системе Заказов, показывающий, что сумма заказа у данного поставщика соответствует  минимальной сумме поставки.
• Накладная: Документ от поставщика, сопровождающий поставку товара, с указанием номенклатуры, количества, цены и веса (при необходимости).
• Претензия: Официальная жалоба на поставщика, оформляемая в СЗ при несоответствиях в поставке (недопоставка, брак, расхождение цены).
• Стандарт приемки: Внутренний документ сети, регламентирующий процедуру приемки товаров по количеству и качеству.

ВХОД И РЕГИСТРАЦИЯ В СЗ

Регистрация в СЗ:
1.    Переходим по ссылке https://hoz.cafemumu.ru/
2.    В поле ИМЯ пишем Ваше имя и фамилию
3.    В поле E-mail пишите почту вашей ТТ
4.    В поле ПАРОЛЬ придумываете пароль и запоминаете его
5.    Ожидаете подключение системной службой
Вход в СЗ:
1.    Переходим по ссылке https://hoz.cafemumu.ru/
2.    В поле E-mail пишите почту вашей ТТ
3.    В поле ПАРОЛЬ указываете пароль при регистрации
4.    Заходите в систему
Восстановление пароля в СЗ:
1.    Переходим по ссылке https://hoz.cafemumu.ru/
2.    В поле E-mail пишите почту вашей ТТ указанную при регистрации
3.    Переходите в почту ТТ и находите письмо от пользователя ХОЗКА
Используете полученный пароль для входа в СЗ
При возникновении трудностей пишите в Тех поддержку или Менеджеру по закупкам


Инструкция по работе с СЗ:
1. Подготовка данных для заказа (в Excel)
1. Возьмите Бланк заказа в формате Excel.
2. Распечатайте бланк.
3. На распечатанном бланке проставьте фактические остатки товаров на Складе в соответствующую колонку.
4. Рассчитайте Потребность ТТ на период заказа (неделя или 4 дня), с учетом имеющихся остатков. Внесите значение потребности в соответствующую колонку.
5. Рассчитайте Количество к заказу – сколько именно нужно заказать у поставщика, чтобы покрыть потребность с учетом Графика поставок. Внесите это значение в колонку "Количество к заказу".
2. Формирование заказа в СЗ
Временно’е окно заказа:
Начало: с 16:00 текущего дня.
Окончание и отправка: СТРОГО до 10:50 следующего дня.
1. Войдите в СЗ.
2. Выберите нужные товары.
3. Нажмите кнопку "ЗАКАЗАТЬ" для каждого товара.


4. Отрегулируйте количество: Используйте кнопки "+" или "-" рядом с товаром в корзине, чтобы установить точное Количество к заказу, рассчитанное на шаге 1.5.

5. Корректировка корзины:
Удалить товар: Нажмите крестик (×) напротив ненужного товара в корзине. Если нужно удалить все товары, нажмите кнопку (Очистить корзину)
Проверка: Внимательно проверьте корзину на соответствие номенклатуре, количеству и поставщику для каждого товара.
3. Проверка минимальной суммы и отправка заказа
1. Обратите внимание, что товары в корзине СЗ автоматически сгруппированы по поставщикам.
2. Критическая проверка:
 Для каждого поставщика проверьте, чтобы общая сумма заказа превышала установленную Минимальную сумму поставки.
Индикатор: Поставщик с достаточной суммой заказа будет подсвечен Зеленым цветом суммы.
3. Действия, если сумма НЕ достаточна (НЕ зеленый):
Добавьте позиции: Внесите в заказ дополнительные товары от этого поставщика.
Увеличьте количество: Увеличьте количество уже выбранных товаров.
Стратегия: Увеличивайте заказ из расчета расхода на 1-3 дня больше первоначального плана (например, с 4 дней до 5-6; с 7 дней до 8-9), пока сумма по поставщику не станет достаточной (не загорится зеленым).
4. Отправка: После того, как ВСЕ поставщики в корзине подсвечены Зеленым цветом суммы, нажмите кнопку "ОТПРАВИТЬ ЗАКАЗ".
4. После отправки заказа
Отправка поставщикам: Заказы автоматически направляются поставщикам в 11:00.
Поставки: Осуществляются строго по утвержденному Графику поставок.
Корректировка Графика поставок: Возможна только в рабочие дни (пн-пт), корректировки в выходные (сб, вс) НЕ производятся.

История заказов:
1. Перейдите в раздел "ИСТОРИЯ ЗАКАЗОВ" в СЗ.
2. Выберите нужную дату заказа.
3. Просмотрите детали отправленного заказа вашей ТТ.
4. Функции: Заказ можно распечатать или сохранить в виде файла для приемки.
5. Приемка товара от поставщика
1. Сверка: При получении товара обязательно сравните:
 Привезенный товар с вашим заказом из Истории заказов (СЗ).
 Привезенный товар с Накладной поставщика.
2. Параметры сверки:
Номенклатура: Все ли позиции привезены.
Количество: Соответствует ли количество каждой позиции.
Вес (для весового товара): Обязательно взвесьте! Сравните фактический вес с весом в Накладной.
3. Действия при расхождении по весу:
 Пропишите фактический вес в Накладной.
Заверите исправление подписью водителя-экспедитора поставщика (в вашем экземпляре накладной).
4. Оформление Претензии в СЗ:
 Оформляется немедленно при обнаружении:
Непоставка хотя бы одной позиции.
Брак/Некачественный товар (обязательно приложите фото товара и этикетки!).
Отклонение цены в заказе (СЗ) и Накладной.
 Заполните ВСЕ обязательные поля в форме претензии в СЗ.
6. Дополнительно
Регистрация новых пользователей в СЗ: Проводится согласно инструкции по регистрации.

Стандарт приемки: Руководствуйтесь документом "Стандарт приемки" для детальной процедуры проверки количества и качества товара.

Если необходимо вернуть товар ошибочно доставленный на вашу ТТ
просьба следовать инструкциям от поставщика:

ОПТИКОМ

ТРИАЛ-МАРКЕТ

КОМУС